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Os sinais de que é hora de trocar de contador, o distrato, a data de corte, os documentos e o que fazer com os erros do escritório anterior, pela Resolução CFC 1.590/2020.
Ver as soluções contábeisResposta rápidaPara trocar de contador sem multa, assine o distrato com o escritório atual, defina a data de corte e deixe claro quem entrega cada obrigação. Pela Resolução CFC 1.590/2020, o contador que sai responde pelas obrigações do período dele, mesmo que vençam depois, e devolve livros e arquivos no prazo do distrato.
Ninguém troca de contador por capricho, porque a mudança dá trabalho. Mas alguns sinais aparecem antes, e vale olhar para eles com calma. Multa por obrigação entregue fora do prazo é o mais claro. Guia que chega em cima do vencimento, ou com erro que se repete, é outro. Pergunta sobre pró-labore ou Fator R que fica sem resposta clara também conta.
Há sinais mais formais. Desde julho de 2020, a Resolução CFC 1.590/2020 exige contrato escrito de prestação de serviços contábeis (art. 1º), com os serviços, os honorários e o prazo de aviso prévio para encerrar a relação (art. 2º). Se você nunca assinou um, a relação está fora da regra. E todo contador precisa de registro ativo no Conselho Regional de Contabilidade, o que se confere na Consulta Nacional do CFC.
Quem decide trocar de contador não precisa brigar com o escritório atual. A troca tem regras escritas, e elas protegem as duas partes.
O primeiro documento a olhar é o contrato atual. Ele diz o prazo de aviso prévio para encerrar a relação, e esse prazo vale. Pelo art. 6º da Resolução CFC 1.590/2020, o fim do contrato exige um distrato entre as partes, que registra o fim das responsabilidades de cada uma. Se o distrato não for possível, o contador notifica o cliente do fim da relação.
O distrato precisa trazer três pontos por escrito. O primeiro é que o cliente recebe de volta os documentos que estavam com o escritório (art. 7º). O segundo é a forma e o prazo de devolução dos livros, dos documentos e dos arquivos entregues ao Fisco, inclusive os eletrônicos (art. 9º). O terceiro é a data de corte, que separa o que é de cada escritório.
Atenção: A NBC PG 01, no item 5, alínea l, proíbe o contador de reter livros, papéis ou arquivos do cliente, inclusive para forçar o pagamento de honorários. Se houver pendência financeira, ela se resolve à parte. Seus documentos saem no prazo combinado no distrato.
É a data de corte que evita multa na troca. O art. 10 da Resolução CFC 1.590/2020 manda o contador que sai cumprir as obrigações acessórias cujo período de competência correu durante o contrato, ainda que o prazo de entrega vença depois. Salvo cláusula em contrário, a declaração do mês de setembro é de quem cuidou de setembro, mesmo que vença em outubro.
O mesmo vale para as demonstrações contábeis. Pelo parágrafo único do art. 9º, quem sai elabora as demonstrações do período em que foi responsável técnico. E pelo art. 8º, ele informa ao novo contador os fatos que este precisa conhecer, dever que a NBC PG 01 repete no item 4, alínea l.
| Obrigação | Quem responde |
|---|---|
| Declarações e guias com competência até a data de corte | O contador que sai (art. 10) |
| Demonstrações contábeis do período dele | O contador que sai (art. 9º, parágrafo único) |
| Obrigações com competência depois da data de corte | O novo contador |
| Receber os documentos devolvidos | O cliente ou quem ele autorizar por escrito (art. 7º) |
Troca no meio do ano funciona do mesmo jeito. O que importa é a data de corte estar escrita e as duas partes saberem o que cabe a cada uma.
Boa parte da rotina contábil passa por acesso digital. Na Receita Federal, o contador atua pela procuração eletrônica do e-CAC. Na troca, você cancela a procuração do escritório antigo e cadastra a do novo, pelo serviço oficial da Receita. O mesmo raciocínio vale para o acesso à nota fiscal da Prefeitura e para o certificado digital da empresa.
A lista completa do que pedir ao escritório antigo está no guia de documentos para transferir a contabilidade. Como esses arquivos trazem dados pessoais de sócios, funcionários e pacientes, a transferência segue a Lei 13.709/2018, a LGPD: por canal seguro, e só para quem precisa.
Na primeira análise, o novo contador revisa os últimos meses. É comum aparecer imposto pago no anexo errado do Simples, pró-labore que não fechava o Fator R ou declaração com dado divergente. Nada disso autoriza falar mal do colega: a NBC PG 01 pede respeito entre contadores (item 18). O que importa é corrigir.
Duas regras do Código Tributário Nacional ajudam. Pelo art. 138, na redação da Lei Complementar 236/2026, quem corrige a declaração e paga o tributo com juros antes de qualquer fiscalização afasta a multa, inclusive a de mora. E pelo art. 168, o imposto pago a mais pode ser pedido de volta em até 5 anos.
Dica da Conexão: Um teste simples antes de decidir: peça ao escritório atual a lista das obrigações entregues nos últimos 12 meses e confira no e-CAC a situação fiscal da empresa. Pendência que aparece lá e não aparece na lista é o primeiro assunto da conversa.
Clínica com funcionários tem folha de pagamento, e a folha também respeita a data de corte. O mês de competência é de quem fechou a folha daquele mês, e o novo escritório assume a partir do seguinte. Clínica com vários sócios tem pró-labore de cada um, e é esse valor que decide o Fator R de médicos e dentistas.
Seguindo essa ordem, dá para trocar de contador sem perder prazo. O passo seguinte é a rotina com o novo escritório, que a contabilidade mensal da Conexão assume a partir da data de corte.
Conteúdo informativo da Equipe Editorial Conexão, redigido com apoio de IA e revisado tecnicamente por Léo Varella (CRC 1SP321795/O-6). Não substitui a análise do caso concreto pelo contador responsável. Os dados enviados nos formulários são tratados conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018).
Pela Resolução CFC 1.590/2020, art. 10, o contador que sai cumpre as obrigações acessórias cujo período de competência correu durante o contrato, mesmo que o prazo de entrega vença depois, salvo cláusula em contrário. Por isso o distrato precisa trazer a data de corte por escrito.
Não. A NBC PG 01, item 5, alínea l, proíbe o contador de reter livros, papéis e arquivos do cliente, inclusive para forçar o cumprimento de obrigação contratual. Cobrança de honorário se resolve por outro caminho, e a forma e o prazo de devolução ficam no distrato (Resolução CFC 1.590/2020, art. 9º).
Pode. A troca vale a partir da data de corte combinada no distrato, e cada escritório responde pelo seu período. Quem sai também elabora as demonstrações contábeis do período sob sua responsabilidade, salvo acordo em contrário (Resolução CFC 1.590/2020, art. 9º, parágrafo único).
Muitas vezes, sim. O art. 138 do CTN, na redação da LC 236/2026, afasta a multa, inclusive a de mora, quando o contribuinte corrige e paga o tributo com juros antes de qualquer fiscalização. Imposto pago a mais pode ser pedido de volta em até 5 anos (art. 168).
Equipe Editorial Conexão
Revisão técnica: Léo Varella
Contador CRC/SP 1SP321795/O-6 · Conexão Contabilidade
Com mais de 36 anos de experiência no mercado financeiro, incluindo passagem pelo Banco do Brasil, Léo traz uma visão estratégica única para a gestão contábil. Especialista em planejamento tributário para profissionais da saúde e profissionais liberais, com foco em redução legal de impostos através do Fator R. Perfil no LinkedIn.
Revisado por Léo Varella, Contador CRC/SP 1SP321795/O-6, em · Apoio de IA · Revisão humana
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